‘도시 및 주거환경정비법’은 서면으로 총회에 의결권을 행사하는 것에 대한 제한 규정을 두고 있지 않다.

그리고 주택재건축정비사업조합 표준정관과 주택재개발정비사업조합 표준정관은 각 제22조 제3항을 통해 서면에 의한 총회 참석과 의결권 행사를 인정하고 있으며, 대부분의 조합은 이 표준정관과 동일한 취지의 정관을 마련하고 있다.

서면에 의해 총회 참석과 의결권의 행사를 인정하는 것은 개인적인 사정으로 총회에 직접 참석하지 못하는 조합원들에게 총회에 참석하여 의결권을 행사할 수 있는 기회를 보장해 주는 것으로 조합원들의 의결권 보장을 위해 반드시 필요하다.

그런데 조합원들의 관심 부족 등으로 총회에 직접 참석하거나 서면결의서를 자발적으로 제출하는 조합원이 적어 조합은 총회의 의사정족수를 충족하는데 어려움을 겪는 경우가 다수이고, 이 때문에 많은 조합이 서면결의서 징구를 위한 홍보용역업체와 계약을 체결하여 이 홍보업체를 통해 조합원들로부터 서면결의서를 받고 있는 것이 현실이다.

이에 대하여 인천지방법원은 2013년 9월 27일에 선고한 판결을 통해

‘①추진위원장 및 감사 연임 의결, ②조합정관(안) 의결, ③선거관리규정 추인 의결, ④임원(조합장, 이사, 감사) 선임, ⑤대의원 선임, ⑥사업시행 계획(안) 의결, ⑦조합운영규정(안) 의결, ⑧결산보고 승인 및 예산(안) 의결’을 안건으로 하는 서면결의서 중 ②호 안건은 조합정관에 관한 의결로서 조합 설립을 위하여 필수적인 사항이라고 할 것이고, 나머지 안건 가운데 조합 임원과 대의원의 선임 및 이를 위한 선거관리규정의 추인 역시 조합 설립 및 정비사업의 시행 여부를 결정짓는 중요한 요소에 대한 동의라고 봄이 상당하고, 홍보요원들이 안건에 대한 설명을 하였고, 토지등소유자들이 홍보요원들로부터 안건에 대한 설명을 듣기 전까지는 주민총회 안건 내용을 명확하게 인식하지 못하였으므로 홍보요원들의 행위를 단순히 사자로서 서면결의를 수령 및 전달하는 것으로 볼 수 없다는 점 등을 들어 이와 같은 서면결의서의 징구는 도시정비법 제69조 제1항 제1호(조합 설립의 동의 및 정비사업의 동의에 관한 업무의 대행)에 해당하므로 등록을 한 정비사업전문관리업체만이 대행할 수 있는 행위라는 취지의 판시를 한 바 있다.

이 판결은 대법원이 상고기각 판결을 선고함으로써 확정되었다.

이 판결에 따를 경우 총회의 서면결의서를 홍보업체를 통해 징구하는 것은 경우에 따라 도시정비법 위반죄를 구성하는 범죄행위가 되어 형사처벌을 받게 되는 결과를 초래하게 된다.

예컨대 조합임원 선출, 조합정관 확정 등을 안건으로 하는 창립총회의 안건을 정비사업전문관리업체가 아닌 일반 홍보업체의 직원이 설명하고 조합원들로부터 이에 대한 찬·반의 의사표시가 담긴 서면결의서를 받아오는 것은 위 판결에 따를 때 도시정비법 제69조 제1항 제1호의 행위를 정비사업전문관리업자가 아닌 자가 하는 것이 되어 홍보업체는 도시정비법 제85조 제9호(제69조 제1항에 따른 등록을 하지 아니하고 이 법에 따른 정비사업을 위탁받은 자)에 따라, 이 업체에 서면결의서 징구 업무를 맡긴 추진위원장 또는 조합 임원의 경우에는 도시정비법 제84조의3 제5호(제14조 제2항에 따른 경쟁입찰의 방법에 의하지 아니하고 정비사업전문관리업자를 선정한 추진위원장), 같은 법 제85조 제5호(제24조의 규정에 의한 총회의 의결을 거치지 아니하고 동조 제3항 각호의 사업을 임의로 추진하는 조합의 임원)에 따라 형사처벌을 받게 되기 때문이다(만약 일반 홍보업체를 정비사업전문관리업체 선정에 준하는 입찰절차를 거쳐 선정하고 이에 대하여 총회 의결을 거쳤다면 추진위원장 또는 조합 임원이 이 규정에 의해 처벌받지 않을 수 있으나 총회 홍보업체를 이와 같은 절차에 따라 선정하는 추진위원회나 조합은 거의 존재하지 않을 것이다).

따라서 최소한 도시정비법 제69조 제1항 각호가 규정하고 있는 사항에 관련된 총회, 예를 들어 창립총회, 시공자·설계자선정 총회, 사업시행계획 수립 총회, 관리처분계획 수립 총회, 또는 이를 안건으로 포함하는 총회의 서면결의서를 등록한 정비사업전문관리업체 외의 일반 홍보업체를 통해 징구하는 것은 형사처벌의 대상이 될 위험성이 매우 높다는 점을 충분히 인식하고 서면결의서 징구 업체를 결정해야 한다.

정비사업전문관리 업체와 계약을 체결할 때 서면결의서 징구 업무를 정비사업전문관리업체가 행하여야 할 업무에 포함시키는 것이 바람직하다고 할 것이다.

 ☞ 문의 : 02-584-2581

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