[하우징헤럴드] 서면결의서 철회에 대한 철회의 효력 여부와 전자적 의결방법으로 서면결의서를 제출하는 전자투표도 적법한 서면결의서로 인정되는지에 대해 살펴본다.

1. 서면결의서 철회에 대한 철회의 효력 여부

1) 철회에 따른 서면 제출방법에 의한 의결권 행사 효력의 소멸

조합의 총회에 관하여 조합원이 도시정비법 제45조 제5항에 따라 서면으로 의결권 행사한 경우 결의가 유효하게 성립하기 전까지는 서면제출 방법에 의한 의결권 행사를 철회할 수 있다.

따라서 서면결의서를 제출한 조합원이 임시총회가 개최되기 이전에 서면결의 철회서를 제출한 경우 위 조합원들의 서면제출 방법에 의한 의결권 행사는 철회되어 소멸되었다.

2)서면결의 철회에 대한 철회의 효력 여부

사안의 쟁점은 서면결의 철회서를 제출한 일부 조합원은 서면결의 철회에 대한 철회서를 제출한 경우 이로써 소멸된 서면제출 방법에 의한 의결권 행사의 효력이 부활하는지 여부이다.

서면제출 방법에 의한 의결권 행사에서 조합원이 사전에 서면을 제출했다고 하더라도 의결권 행사의 효력은 총회 결의 성립 당시에 발생한다. 그러므로 그 효력이 발생하기 전인 결의 성립 전에는 철회를 금지하는 명문의 규정이 없는 이상 서면제출에 의한 의사를 철회할 수 있다고 봄이 타당하다.

반면에 서면제출 방법에 의한 의결권 행사를 철회한다는 조합원의 의사표시가 조합에 도달하면 이미 한 의결권 행사를 소멸시키는 효력이 즉시 발생하므로, 조합원은 이미 한 철회의 의사표시를 철회할 수 없다. 

따라서 서면제출에 의한 의결권 행사를 철회한 조합원은 다시 서면을 제출하거나 총회에 출석해 현장 투표하는 방법으로 의결권을 행사해야 한다.

2. 전자투표도 서면결의서로 인정되는지 여부

1) 정관에 전자적 의결방법을 규정하고 있지 아니한 경우

정관에 명시적인 전자적 의결방법에 관한 규정이 없다고 하더라도 전자적 결의방법에 의하여 생성된 전자문서는 통상적인 방법으로 작성된 서면결의서와 유사하게 조합원이 입력한 의사표시가 안건별 의결란에 표시되는 방법으로 저장한 후 이를 출력할 수 있다. 

그러므로 전자문서 및 전자거래 기본법 제4조의2 각 호가 정하는 서면요건을 충족하여 원칙적으로 서면으로 보아야 한다. 따라서 이는 도시정비법 및 조합정관이 정하는 ‘서면결의서’에 해당한다.

전자문서법 제4조의2 단서는 전자문서가 서면요건을 모두 갖추었다고 하더라도 다른 법령에 특별한 규정이 있거나 성질상 전자적 형태가 허용되지 아니하는 경우에는 서면으로 보지 아니한다고 정하고 있다.

그러나 도시정비법 및 조합정관은 서면결의서를 통한 결의방법을 정하고 있을 뿐 서면결의서의 양식에 관하여 특별한 제한을 두거나 전자적 의결방법을 명시적으로 금지하고 있지는 아니하고, 총회에서의 의결권 행사를 성질상 전자적 형태가 허용되지 않는 경우에 해당한다고 볼 수도 없다.

2) 전자적 의결방법으로 한 서면결의서의 효력

최근 하급심법원은 “조합원이 전자적 결의방법으로 의결권을 행사하기 위해서는 휴대전화번호와 성명, 생년월일 8자리로 된 초기 비밀번호를 입력해 접속한 후 인증번호를 입력하는 본인인증 절차를 거쳐야 하기 때문에 신뢰성이 높다”고 설시하면서,

“전자적 결의방법에 따라 지정된 웹사이트에 접속한 후 안건에 대해 입력한 찬성, 반대, 기권의 의사표시는 전자문서 및 전자거래 기본법이 정하는 전자문서에 해당하고, 전자문서는 통상적인 방법으로 작성된 서면결의서와 유사하게 조합원이 입력한 의사표시가 안건별 의결란에 표시되는 방법으로 저장한 후 출력할 수 있기 때문에 도시정비법과 정관이 정하는 서면결의서에 해당한다”고 설명했다.

따라서 전자적 결의방법도 서면결의서에 의한 결의방법 중 하나로 허용되고, 조합원의 의결권을 침해했다고 보기 어려워 결의 방법상 하자가 있다고 할 수 없다.

3) 개정 도시정비법의 시행 이전의 전자투표의 효력

2021.11.11.부터 시행될 예정인 개정 도시정비법 제45조 제8항은 “제5항에도 불구하고 ‘재난 및 안전관리 기본법’ 제3조 제1호에 따른 재난의 발생 등 대통령령으로 정하는 사유가 발생하여 시장·군수 등이 조합원의 직접 출석이 어렵다고 인정하는 경우에는 전자적 방법으로 의결권을 행사할 수 있다. 이 경우 정족수를 산정할 때에는 직접 출석한 것으로 본다”고 정하고 있다. 

그러나 위 조항은 문언상 전자적 결의방법이 예정되어 있지 않던 총회에서도 일정한 요건 하에서 조합원이 전자적 방법으로 의결권을 행사할 수 있도록 그 허용범위를 확대한 것으로 해석함이 타당하므로, 그 시행일 이전에 전자적 결의방법이 원칙적으로 금지되고 있음을 전제로 하는 것으로 보기 어렵다.

유재관 대표이사 / 법무사법인(유) 동양