조합이 총회를 소집하는 경우에는 조합은 총회개최 14일전부터 회의목적·안건·일시 및 장소 등을 게시판에 게시하여야 하며, 각 조합원에게 회의개최 7일전까지 등기우편으로 이를 발송, 통지하여야 한다.
실무상 사업시행인가신청을 위한 총회에서 조합은 조합원들에게 도시정비법 제30조 각호 및 시행령 제41조 제2항 각호에서 정한 사업시행계획서의 일부 내용만을 총회책자로 배포하고 있는바, 일부 조합원들은 위 총회책자에 사업시행계획서의 내용이 전부 포함되지 않음을 이유로 위 총회의 결의에 기한 사업시행계획이 무효라고 다투고 있다.
대법원 판례에 의하면 일반적으로 회의체를 소집함에 있어서 그 소집통지에 포함될 회의의 목적사항은 구성원들의 회의참석에 관한 의사결정이나 준비를 가능하게 할 정도이면 충분하고, 달리 법령이나 정관 등에서 특별한 규정을 두고 있지 않은 한, 상정될 안건의 구체적 내용이나 그에 관한 판단자료까지 반드시 소집통지에 포함해야 하는 것은 아니다(대법원 2012.1.27.선고 2011두9164 판결, 대법원 2014.2.13.선고 2011두21652 판결).
도시정비법에 의하면 사업시행계획서 수립을 위한 총회 개최 이전에 조합원들에게 통지하여야 하는 사항에 관하여 특별한 규정을 두고 있지 않다. 이에 반해 관리처분계획을 위한 총회의 경우 조합은 총회의 개최일로부터 1개월 전에 ①분양대상자별 분양예정인 대지 또는 건축물의 추산액, ②분양대상자별 종전의 토지 또는 건축물의 명세 및 사업시행인가의 고시가 있은 날을 기준으로 한 가격, ③정비사업비의 추산액 및 그에 따른 조합원 부담규모 및 부담시기를 각 조합원에게 문서로 통지하여야 한다.
조합의 표준정관 역시 사업시행계획서 수립을 위한 총회 개최 이전에 구 도시정비법 제30조 각호 및 시행령 제41조 제2항 각호의 사항을 조합원들에게 통지하여야 한다는 규정을 두고 있지 않다.
위와 같이 도시정비법 및 정관에서 사업시행인가를 위한 총회개최 이전 조합이 조합원들에게 통지하여야 할 사항을 별도로 정하고 있지 않은 이상 위 대법원 판례에 따라 조합은 사업시행인가신청을 위한 총회 이전에 조합원들이 ‘위 총회에 참석할지 여부에 관한 의사결정’을 가능하게 할 정도 또는 ‘총회에 참석하기 위한 준비’를 가능하게 할 정도로 총회의 목적사항을 통지하면 충분할 것이다.
실무상 사업시행인가신청을 위한 총회에서 조합이 배포한 총회책자를 살펴보면 주택정비사업으로 건축되는 건축물의 조감도, 설계개요, 단지계획도, 평면도 등 주요 설계도서와 주택정비사업의 자금계획 등 사업계획의 주된 내용을 포함하고 있다.
따라서 조합원들은 조합이 배포한 총회책자만으로도 건축되는 건축물과 정비사업비의 개략적인 내용을 파악함으로써 사업시행인가신청을 위한 총회의 참석여부를 결정하거나 위 총회의 참석을 충분히 준비할 수 있을 것이다.
일부 조합원들은 사업시행인가신청을 위한 총회시 총회책자에 설계도서 전체의 내용을 포함하여야 한다고 주장하기도 한다. 그러나 설계도서는 수천 페이지로 구성되어 그 양이 방대하고, 대부분 조합원들은 설계내용의 주요내용(건물배치도, 평형별 도면 등)을 알고 싶어할 뿐 위 설계도서 전체를 알고 싶지는 않으며, 조합원은 사업시행인가신청후 공람기간 또는 총회이전 설계도서의 열람·복사 청구에 의해 언제든지 설계도서의 전체를 확인할 수 있다는 점에 비추어 보면 위 총회책자에 설계도서 전부가 포함될 필요성은 없다할 것이다.
다만 총회책자를 작성함에 있어 사업시행계획서에 도시정비법 제30조 각호 및 시행령 제41조 제2항의 각호의 내용이 포함되어야 할 것이다. 즉 재건축사업에 있어 ‘임시수용시설을 포함한 주민이주대책’, ‘세입자의 주거 및 이주대책’, ‘정비사업완료 후 상가세입자에 대한 우선 분양 등에 관한 사항’ 등이 해당되지 않는다 해도 위 항목을 기재한 후 정관에 따른다거나 해당사항이 없다고 표시하는 것이 분쟁의 소지를 사전에 방지할 수 있다.
사업시행계획서의 내용에 자금계획 이외 정비사업비가 포함되어 있으므로, 정비사업비의 항목이 누락되지 않도록 주의하여야 할 것이다. 특히 사업시행계획서의 ‘정비사업비’는 조합설립인가시 조합설립동의서에 기재된 정비사업비와 비교하여 10%(생산자물가상승률분 제외) 증가시 조합은 총회에서 조합원 2/3 이상의 동의를 받아야 한다.
