추진위원회 단계부터 조합설립인가 후 청산 시까지 조합원들의 의사를 묻기 위한 총회 등에서 서면결의서에 의한 의사표시를 많이 인정하고 있다. 따라서 서면결의서는 곧 조합원들의 의사표시인 만큼 이 서면결의서 제도를 다시 한번 더 정확히 파악해 보도록 하겠다.

 

 

(1) 서면결의서라고 함은 ‘자신이 추진위원회나 주민총회, 조합총회, 이사회, 대의원회에 출석해 의결권을 행사할 수 있는 자격은 있으나, 해당 회의에 직접 참석하는 것이 곤란하거나 참석하기는 싫지만 의결권을 행사하고 싶을 경우에 회의에 참석하는 대신 자신의 의결권을 행사하는 서면’이라고 할 수 있다.

 

 

(2) 즉, 해당회의에 참석하지 못할 사정이 있거나, 참석하기가 싫은 경우에는 참석하지 않음으로써 자신의 회의 출석권 및 의결권을 포기해 버리면 되는데, 참석은 못하지만 자신의 의결권을 행사하고 싶을 때에는 ‘서면결의서’라는 문서를 제출함으로써 자신의 회의 출석권 및 의결권을 행사하는 제도인 것이다.

 

 

(3) 따라서 추진위원회 단계에서 추진위원·토지등소유자, 조합단계에서 조합원·이사·대의원이 해당 회의 출석에 대신해 서면결의서를 제출하면, 당해 회의에 참석한 것이 돼 회의를 개최하기 위한 의사정족수에 포함이 되고, 또 서면결의서상의 의결내용에 찬성, 반대의 표시를 하면 의결권을 행사하는 것이 돼 의결정족수에 포함이 된다.

 

 

(4) 이러한 서면결의서는, 어쩔 수 없이 해당회의에 참석할 수 없거나 참석하기 싫은 사람들도 회의 출석권과 의결권을 행사할 수 있도록 해야 제대로 된 의사결정의 표시가 반영이 된다는 좋은 의미에서 시작되었다.

 

하지만 현재는 ‘총회에 참석할 필요가 뭐 있어, 바쁘고 골치 아픈데 서면결의서 내면 안 가도 그만이지 뭐!’라는 식으로 총회 등에 참석하지 않아도 되는 회피적 수단으로써 사용되고 있다. 또 조합집행부의 입장에서는 조합원들이 총회 당일 날 직접 참석하지 않아도 서면결의서만 많이 받으면 되기 때문에 별로 조합원들의 직접 참석에 신경을 쓰지 않고 오로지 서면결의서 징구에만 신경을 쓰는 경우가 많이 있다.

 

 

 

(1) 서면결의서와 비슷한 것에 ‘서면동의서’가 있다. 우리가 예전에 보아 왔던 △재건축결의동의서 △사업계획동의서 등이 있고, 현재 건교부 고시 ‘정비사업조합설립추진위원회 운영규정’에 △정비사업조합설립추진위원회 설립동의서 △대표소유자 선임동의서 △주택재건축정비사업조합 설립동의서 △주택재개발/도시환경정비사업조합 설립동의서의 양식이 별지로 정해져 있다. 또 관련 법령에 양식은 없지만 △정관변경동의서 △정비사업전문관리업자 선정동의서가 있고, ‘서울특별시 도시 및 주거환경정비 조례’등 지방자치단체조례에 있는 △정비구역지정동의서 △정비사업시행계획동의서 등이 있다

 

 

(2) 그런데 지금 말하는 서면결의서와 위와 같은 서면동의서는 그 의미와 효력에 명백히 차이가 있다. 서면결의서는 총회나 각종 회의의 참석을 대신해 자신의 출석권 및 의결권을 행사하는 것으로써 해당 회의가 지나버리거나 또 서면결의서 제출기한(예를 들면 총회 전날 18시까지 조합사무실 접수 분까지만 인정)을 넘기게 돼 제출되면 그 효력을 발휘할 수가 없다.

 

하지만 서면동의서는 관련 법령이 요구하는 동의율이 충족될 때까지 계속하여 징구할 수 있으며 동의율이 충족된 뒤에도 필요하면 징구할 수가 있다. 따라서 이 차이점을 분명히 알고서 서면결의서와 서면동의서를 혼동하는 일이 없어야 한다.

 

 

 

(1) 민법 사단법인에 관한 규정중 제73조 제2항에 의하면 ‘사원은 서면이나 대리인으로 결의권을 행사할 수 있다’라고 규정하여 서면이나 대리인에 의한 결의를 인정하고 있다.
하지만 동조 제3항에는 위 서면결의나 대리인에 의한 결의는 ‘정관에 다른 규정이 있는 때에는 적용하지 아니 한다’라고 해 정관에서 정하면 서면결의나 대리인에 의한 결의를 인정하지 않을 수도 있게 돼 있다.
따라서 서면결의서를 인정하지 않으려면 반드시 정관에 서면결의서를 인정하지 않는다는 규정을 명백히 둬야만 하며, 그렇지 않고 서면결의서를 인정한다는 규정도 없고 인정 안한다는 규정도 없으면 민법에 따라서 서면결의서를 인정해야만 한다.

 

 

(2) 그리고 조합원들이 가장 중요하게 의사표시를 행사하는 ‘시공자 선정총회’에서도 조합정관에 서면결의서를 인정 안 한다는 규정이 없으면 반드시 서면결의서를 인정해 조합원들에게 서면결의서를 제출토록 해야 하지 조합집행부에서 임의대로 결정하거나 대의원회가 권한을 초월해 조합원들의 서면결의서를 인정 안 할 수는 없다고 할 것이다.

 

 

 

(1) 의사표시의 행사방법
서면결의서는 해당 참석자의 출석 및 결의권을 대신해 서면으로 제출하는 것이기 때문에 서면결의서에는 해당 참석자가 자신의 의사를 정확히 표시할 수 있도록 해 줘야 한다.
조합집행부에서 조합원들에게 총회자료와 서면결의서를 보내면서 해당 안건에 대해 구체적으로 찬반의 의사표시를 하도록 하는 것이 아니라 ‘총회참석자의 다수결에 따른다’라는 식의 기재를 해 조합원들이 해당 안건에 대해 찬반의 의사표시를 할 수 없도록 해 보내는 것은 조합원의 의결권을 침해하는 것이기 때문에 무효가 될 가능성이 있다고 할 것이다.
 
(2) 서면결의서 제출방법
서면결의서를 제출할 조합원들은 해당 제출마감일까지 정해진 장소(대개 추진위나 조합사무실)에 우편으로 접수하거나 직접 제출할 수도 있고, 서면결의서를 징구하러 오는 용역요원이나 조합관계자에게 제출할 수도 있다.

 

그런데 이 제출방법을 제한하면 이 또한 무효논쟁이 벌어질 수가 있다. 예를 들면 조합이 위치하는 해당지역(예를 들면 서울특별시)에 거주하는 사람은 조합에 직접 와서 제출하도록 하고 나머지 지역에 사는 사람만 우편으로 제출하도록 하게 되면 이는 서울특별시에 거주하는 사람들에게 조합사무실로 직접 와서 제출토록 함으로써 번거로워 제출하지 않는 결과가 초래될 수 있기 때문에 서면결의서를 통한 의결권행사에 제약을 가하게 돼 이 제출방법은 무효가 될 가능성이 충분히 있다.

 

 

 

건교부 고시 ‘정비사업조합 시공자 선정기준’에 따르면 서면결의서 제도에 대해 일반적인 경우와 다른 점이 있다.

 

 

첫째, 조합의 시공자 선정총회는 반드시 직접 참석자가 과반수가 돼야 한다. 즉 직접 참석자가 과반수가 되지 않으면 서면결의서를 아무리 많이 제출하더라도 그 총회는 의사정족수 미달로 무산이 된다.

 

 

둘째, 서면결의서는 회의개회 요건인 의사정족수에는 산정되지 않지만 의결정족수에는 산정이 된다. 예를 들면 500명의 조합원이 있는 조합에서 시공자 선정총회를 하였는데, 200명이 직접 참석하고 200명이 서면결의서를 제출했다면 직접 참석자가 과반수가 안되는 200명만 참석했기 때문에 그 총회는 진행을 해 봤자 무효다. 그런데 260명이 직접 참석하고 150명이 서면결의서를 제출했다면 회의개회정족수인 의사정족수는 조합원 500명중 과반수인 260명이 참석해 적법하게 개회됐고, 시공사 선정투표를 하는 의결권을 행사함에 있어서는 직접 참석자 260명, 서면결의서 제출자 150명으로 해 도합 410명이 참석한 것으로 계산하고 410명중 각 시공사 별 찬성자수를 계산하면 되는 것이다.

 

 

셋째, 시공자선정 총회 서면결의서는 △건설업자 등의 임직원 △그 피고용인 △용역요원 등 건설업자 등으로부터 당해 시공자 선정에 관해 재산상 이익을 제공받거나 제공을 약속받은 자(조합원인 경우를 포함한다)가 징구해서는 안 된다.

 

이상의 경우가 일반적인 총회 서면결의서와 시공자선정총회의 서면결의서와의 차이이기 때문에 이 점을 유념하기 바란다.

 

 

원래 서면결의서는 총회 등 당해 회의에 직접 참석하는 대신에 미리 제출하는 서면이기 때문에, 서면결의서를 제출한 사람이 당해 회의에 직접 참석해 버리면 어떻게 해야 할까?
이러한 경우에는 미리 제출한 서면결의서를 무효로 하고 직접 참석한 자로 분류해 회의를 진행해야 한다. 만약에 서면결의서 제출한 사람이 회의에 직접 참석을 해 굳이 자신은 이미 제출한 서면결의서로 의결권을 행사하는 것으로 하고 별도로 투표하지 않겠다고 우긴다면 회의장에 출입시키지 않거나 출입을 시키더라도 투표권 등을 주지 않아야 할 것이다.

 

 

(1) 원래 서면결의서는 회의출석에 대신해 의결권을 행사하는 것이기 때문에 회의 직접 참석자들과 동일하게 투표 후에 서면결의서를 개봉해 투표결과에 산입해야 한다.

 

하지만, 회의 투표 후에 개봉하게 되면 회의개회 정족수인 의사정족수에 산입하는데 어려움이 있기 때문에 실무상으로는 회의 전날에 미리 개봉해 회의참석자 명부에 기재하는 것이 통상적이다.
이 과정에서 조합집행부의 의도와 다른 찬반투표를 한 서면결의서가 없어진다는 등의 논쟁이 발생하고 있는 것이 현실이다.

 

 

(2) 따라서 가장 적법하고 공정하게 서면결의서를 인정하려면, 서면결의서를 제출하는 우편봉투에 제출자의 소유권과 이름을 표시하도록 하고(예를 들면, 101동 203호 홍길동), 이 표기 만으로 총회참석자 명부에 서면결의서 제출여부를 표시한 뒤 개봉하지 않고 투표함에 미리 넣어둬야 하고, 봉투에 소유권과 이름을 기재하지 않은 경우에만 그러한 사정을 표시하고 개봉해 서면결의서와 봉투를 함께 철해 투표함에 미리 넣어 두는 것이 좋다.

 

그리고 조합사무실등에 직접 출석해 개봉된 상태로 서면결의서를 제출하는 사람이 있으면 그 자리에서 봉투에 소유권과 이름을 표시하고 봉하도록 한 뒤 투표함에 넣어 두는 것이 좋다.

 

 

(3) 이렇게 한 뒤 총회당일 참석자 명부에 서면결의서 제출자가 직접 출석을 하게 되면 이를 표시해 뒀다가 서면결의서 투표함을 개봉할 때에 해당 서면결의서를 빼면 될 것이다.

 

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