도시정비법 제24조 제1항은 “조합에 조합원으로 구성되는 총회를 둔다”라고 규정하고, 같은 제3항은 필수적으로 총회 의결을 거쳐야 하는 사항을 규정해, 총회를 반드시 있어야 할 필수적 기관으로 규정하고 있다.
그리고 도시정비법 제20조 제1항은 “조합은 다음 각호의 사항이 포함된 정관을 작성해야 한다”라고 규정한 후 제10호에서 ‘총회의 소집절차·시기 및 의결방법’을 규정해 총회의 소집절차를 정관에 포함되어야 할 사항으로 규정하고 있다.
이에 각 정비사업조합은 총회 소집절차를 정관에 규정하고 있다. 표준정관 상 총회 소집절차는 “회의개최 14일전부터 회의목적․안건․일시 및 장소 등을 게시판에 게시해야 하며 각 조합원에게는 회의개최 7일전까지 등기우편으로 이를 발송, 통지”하도록 하고 있다.
이와 같이 총회 소집에 앞서 일정 기간 전부터 회의목적, 안건, 일시 및 장소 등을 공고하고, 우편 통지하도록 하는 것은 조합원들이 총회에 상정된 안건에 대해 숙고할 기회와 시간을 부여해 조합원들의 의결권을 실효적으로 보장하고자 하는 것이며, 총회에 참석할 기회를 보장해 총회 참석권, 발언권, 의결권 등을 보장하기 위함일 것이다.
그런데 대부분의 조합은 협소한 조합사무실을 운영하고 있을 뿐이어서 조합원 전원이 참석해 총회를 진행할 수 있는 공간을 확보하고 있지 못한 실정이다. 때문에 총회는 외부에서 장소를 대관해 개최하는 것이 일반적인 예일 것이다.
그런데 총회에 반대하거나, 기타 이해관계의 대립으로 인해, 그리고 정비사업조합의 총회가 이해관계가 첨예하게 대립되는 안건이 처리될 경우 소란이 예상되거나 경우에 따라 시위, 폭력 사태 등이 발생할 수도 있다는 우려 등으로 인해 장소 대관에 어려움을 겪거나 어렵게 대관한 장소의 관리자로부터 장소 대관계약을 해제, 해지당하는 예도 상당수 존재하는 것이 현실이다.
그런데 총회의 일시, 장소는 사전에 조합원들에게 통지되어야만 하는 사항이어서 일시와 장소가 통지된 이후 대관계약이 해제, 해지돼 장소를 변경해야 할 경우 장소 변경으로 인해 총회의 소집절차에 하자가 생기는 것이 아닌가 하는 우려가 있을 수 있다.
실제로 총회의 일시와 장소를 변경하고도 이를 적절히 알리지 않을 경우 이는 조합원들의 총회 참석권, 발언권, 의결권 등을 침해하는 것으로 이와 같은 총회 의결은 모두 무효가 될 수도 있다.
그렇다면 불가피하게 총회장소 등이 변경될 경우 어떤 조치를 취해야만 총회가 적법하게 소집된 것으로 평가될 수 있을까?
우선 조합원 전체에게 총회장소 등의 변경을 가장 빠른 방법으로 통지하고, 사업구역 곳곳에 총회장소 변경 사실을 알리는 현수막, 공고물 등을 게시, 부착한 후 이 통지, 게시, 공고 사실을 입증할 자료를 확보해야 한다.
또한 장소가 변경된 것을 미처 알지 못한 조합원들이 변경되기 전 총회장소로 올 가능성이 있으므로 변경 전 총회장소에 적절한 방법으로 장소 변경을 알릴 수 있는 방법을 마련하고, 변경된 총회장소로 안내하거나, 변경된 총회장소에 갈 수 있는 적절한 교통수단을 제공하는 등의 조치를 취한다면 총회장소에도 불구하고 조합원들의 총회 출석권, 의결권 등을 보장할 수 있을 것이다.
하급심 판례 중에도 “창립총회의 회의 장소로 교회 건물을 빌려주기로 했던 ○○교회측이 2011.7.11. 갑자기 사용승낙의사를 철회해 장소변경이 이루어진 사실, 추진위는 2011.7.15. 정비구역 내 토지등소유자들에게 우체국 익일특급 등기우편으로 총회장소가 변경된 사실을 알리는 통지서를 발송한 사실, 위 통지서에는 변경 전의 총회장소인 ○○교회에서 변경 후의 총회장소인 ○○호텔로 가는 차량이 운행될 예정이라는 내용이 기재되어 있었고 별도로 회의장소 안내문이 첨부된 사실, 추진위는 2011.7.14. 이 사건 정비구역 안의 여러 곳과 변경 전의 총회장소인 ○○교회에 ‘조합창립총회 장소 변경 공고’라는 제목의 안내문과 현수막을 게시하고, 총회 당일에는 안내한 내용대로 변경 전 총회장소에서 변경 후의 총회장소를 가는 무료셔틀버스를 운행한 사실을 인정할 수 있다. 위 인정사실을 종합해 보면, 이 사건 창립총회의 변경 전 총회장소에 도착한 토지등소유자들은 얼마든지 변경된 총회장소에 참석할 수 있었을 것으로 보이므로 총회장소의 통지절차에 의해 보호되는 토지 등 소유자들의 총회출석권이 침해되지 않았으므로, 원고들의 이 부분 주장도 받아들이지 않는다”라고 판시한 바 있다.
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