이상훈
변호사/법률사무소 정비

 

 

 

서면결의서의 의의

서면에 의한 의결권 행사는, 조합원이 총회에 직접 참석하여 의결권을 행사하지 않고서도 서면에 의하여 그 조합원의 출석과 의결이 있는 것으로 보는 의사 결정방법이다.

따라서 서면결의서는 총회에 직접 참석하여 의결권을 행사하는 것과 동일한 법적 효력을 가지고 있다(서울중앙지방법원 2011.8.25. 선고 2010가합132690 판결).

이러한 서면결의제도 자체는 나름 효용이 있으나 조합원들이 조합의 사업에 참여하는 기회를 박탈하는 방법으로 변칙적으로 이용되기도 하는 것이 현실이다.

이에따라 총회의 효력을 다투는 소송에서는 서면결의서의 진위여부, 서면결의서 매수 여부 등이 왕왕 문제가 된다. 

이처럼 총회 효력의 유효와 무효를 판가름하는 데 있어 서면결의서의 유효, 진위여부가 문제시 되자 조합원 총회의 효력을 다투고자 하는 조합원들은 총회 의사록, 속기록 외에 서면결의서에 대한 정보공개 요청을 하게 된다.

소송에서는 이러한 서면결의서가 입증방법으로 제출되는 반면 조합임원 또는 총회를 개최한 측에서는 서면결의서를 일부만 공개하기도 하여 도시정비법상 정보공개의무 위반으로 고소·고발이 되는 경우가 많다.

이번 호에서는 정보공개에 관한 쟁점 중 서면결의서를 공개할 의무가 있는지 살펴보기로 한다. 

서면결의서도 도정법상 공개대상인가

도시정비법 제81조 제1항 제3호는 “추진위원회·주민총회·조합총회 및 조합의 이사회·대의원회의 의사록”만을 한정적으로 열거하고 있어 위 규정에 의하여 ‘서면결의서’를 공개할 의무가 있는지 많은 논란이 있었고, 이에 조합임원들은 서면결의서가 공개대상이 아니라면서 공개를 거부하거나 일부를 공개하는 사례가 종종 있었다.

그러나 대법원은 서면결의서가 도시정비법 제81조 제1항 3호의 ‘의사록 관련자료’에 포함되며, 의사록 관련자료에는 참석자명부와 서면결의서도 포함된다고 판시하였다.

즉, “도시정비법 제81조 제1항 및 제86조 제6호의 입법 취지 및 관련 법조항 전체를 유기적·체계적으로 종합하면, 열람·등사의 적용범위가 구체화될 수 있으며, 의사록이 진정하게 작성되었는지 여부, 의사정족수와 의결정족수가 충족되었는지 여부, 조합원 등의 의사결정내용이 올바르게 반영되었는지 여부 등을 판단하기 위해서는 의사록 이외에 참석자명부와 서면결의서를 확인할 필요가 있으므로 참석자명부와 서면결의서를 의사록의 관련 자료로 볼 수 있다”고 판시함으로써 서면결의서는 공개대상 문서임을 분명히 한 것이다(대법원 2012. 2. 23. 선고 2010도8981 판결).

서면결의서의 개인정보부분도 공개하여야 하는지 여부

서면결의서 공개와 관련하여 주민등록번호를 제외하고 공개하는 것은 다툼의 여지가 없다.

하지만 전화번호와 같은 개인정보 및 비밀투표의 원칙과 관련하여 투표자의 이름을 공개하는 것은 여전히 논란의 대상이 되고 있다.

참고로 서울시 클린업시스템 자료실에는 이름, 생년월일, 소유지번을 포함한 서면결의서 표준 권고서식을 제공하고 있다.