<질의 1>=정비사업조합의 이사회(또는 총회)와 관련한 ‘녹취파일 또는 서면결의서’는 도시정비법 제81조 제1항에 규정된 열람·등사의 대상인 ‘서류 및 관련자료’에 해당하는지요?

<질의 2>=조합원이 정비사업시행 관련자료를 열람·등사 요청하는 경우 사용목적을 기재하지 않은 경우 조합은 열람·등사 요청에 대하여 거부할 수 있나요?

1. 〈질의 1〉에 대하여
도시 및 주거환경정비법 제81조제1항은, 조합임원은 정비사업 시행에 관하여 조합의 이사회 의사록 및 관련 자료를 비롯하여 제1호부터 제8호까지 열거된 서류 및 관련자료를 조합원 등이 알 수 있도록 인터넷과 그 밖의 방법을 병행하여 공개하여야 하며, 조합원 등의 열람·등사의 요청이 있는 경우 15일 이내에 응하여야 한다고 규정하고 있다.

 같은 조 제2항은, 조합임원은 제1항에 따른 서류 및 관련 자료와 총회 또는 중요한 회의가 있은 때에는 속기록·녹음 또는 영상자료를 만들어 이를 청산시까지 보관하여야 하며, 제1항에 따라 공개의 대상이 되는 서류 및 관련 자료의 경우 분기별로 공개대상의 목록 등을 조합원 등에게 서면으로 통지하여야 한다고 규정하고 있다.

위 법 제86조제6호는 위 법 제81조 제1항을 위반하여 정비사업 시행과 관련된 서류 및 자료를 인터넷과 그 밖의 방법을 병행하여 공개하지 아니하거나 조합원 등의 열람·등사 요청에 응하지 아니하는 조합임원 등을 처벌하도록 규정하고 있다.

위 관계 규정을 종합하면, 조합의 이사회 의사록 및 관련 자료를 비롯하여 위 법 제81조 제1항 제1호부터 제8호까지 열거된 서류 및 관련자료는 정비사업 시행에 관하여 공개대상이면서 동시에 열람·등사의 대상이 된다.

같은 조 제2항은 조합임원 등으로 하여금 제1항에 따라 공개·열람·등사의 대상이 되는 서류 및 관련자료를 작성·보관하고, 분기별로 그 목록 등을 조합원 등에게 서면으로 통지하도록 하는 한편, 제1항에서 정한 서류 및 관련 자료 이외에 총회 등의 녹음자료 등을 별도로 거시하면서 작성·보관하도록 규정하고 있다.

그러므로 위 규정의 문리해석상 ‘총회 등의 녹음 자료’ 등은 위 법 제81조 제1항에서 정한 서류 및 관련자료에 해당하지 않는다고 볼 수밖에 없고, 이를 제1항에 따른 서류 및 관련자료에 해당한다고 해석하는 것은 엄격하게 해석하여야 하는 형벌법규 또는 형벌법규의 적용대상이 되는 사항을 규정하고 있는 행정법규의 의미를 피고인에게 불리한 방향으로 확장 또는 유추해석하는 것이어서 허용될 수 없다. 따라서 총회 등의 녹음 자료 등은 위 법 제81조 제1항에 따른 열람·등사의 대상에 포함되지 않는다고 할 것이다.

‘서면결의서’라 함은 총회 등에서 조합원 등이 의결권을 행사함에 있어 불가피한 사유로 직접 참석하기 곤란한 경우, 안건에 대한 의사를 서면으로 표시한 것인 점을 고려하면, 서면결의서는 의사록의 일부 또는 적어도 의사록과 관련된 자료라고 볼 수 있을 것이다.

특히, 도시정비법 제81조제1항에서 의사록 및 관련자료를 공개하도록 한 것은 정비사업 시행과정의 투명성을 제고하고, 조합원 등의 알권리를 보호하기 위한 것이므로, 이러한 취지에 비추어 볼 때 정비사업시행을 위한 주요한 결정이 이루어지는 창립총회, 조합총회, 조합의 이사회·대의원회의 의사결정과정은 공개되어야 할 것이고, 이러한 의사결정과정에 있어서의 핵심은 조합원 등의 안건에 대한 찬·반 의사표시라고 할 것인바, 그렇다면 조합원 등의 의사표시가 기재된 서면결의서도 공개대상서류로 보아야 할 것이다.

따라서 조합총회 및 조합의 이사회 등에 제출된 서면결의서는 도시정비법 제81조제1항에 따른 공개대상으로 보아야 할 것이다.

2. 〈질의 2〉에 대하여
도시정비법 제81조제3항에 따라 공개 및 공람의 적용범위·절차 등에 관하여 필요한 사항을 정한 같은 법 시행규칙 제22조제2항에 따르면 법 제81조 제1항에 따른 토지등소유자 또는 조합원의 열람·등사 요청은 사용목적 등을 기재한 서면 또는 전자문서로 하여야 한다고 규정하고 있다.

그러므로 공개요청을 위한 서면 등에는 사용목적 등을 기재하여야 할 것이고, 사용목적을 기재하지 아니한 경우에는 적법한 공개요청이라 할 수 없어 사업시행자등이 이에 응할 의무는 없다고 보아야 한다.

따라서 조합은 조합원이 정비사업시행 관련자료의 열람·등사를 요청하는 경우 목적사항 미기재시 열람·등사 요청에 대하여 거부하는 것은 적법하다고 할 것이다.

〈문의 : 02-522-3300〉

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