1. 조합원의 서면결의서 작성
서면결의서에는 조합원여부를 확인하기 위하여 ‘권리내역, 전화번호, 성명, 주민등록번호’를 기재하는 부분(본인확인란)과 서면결의서의 진정성 여부를 확인하기 위하여 조합원의 이름기재 및 날인부분(서명란)이 있다.

 

조합원은 서면결의서의 본인확인란에 권리내역 등을 기재하고, 날인부분에 자필로 이름을 기재한 후 (인감)도장을 날인하거나 사인을 한 후 조합에 제출하여야 한다.

 

서면으로 의결권을 행사할 조합원은 조합이 보낸 서면결의서에 찬반의 의사를 표기하여 조합에 제출하여야 한다. 즉 서면결의서에는 총회의 의안별 결의사항에 대하여 찬부(찬성?반대)표시를 분명히 기재하여야 한다.

 

조합은 서면결의서의 진정성 확보를 위해 또는 향후 법적 분쟁의 소지를 방지하기 위해 조합원들로 하여금 서면결의서에 인감도장을 날인하도록 하는 것이 바람직하다.

 

2. 서면결의서의 제출방식
제출하는 방법은 묻지 않는다. 우편, 직접제출, 인편의 전달 모두 가능하다.

 

대전지방법원 천안지원(2006.4.6. 선고 2006비합3 결정)은 “사건본인 규약 제19조 제4항은 ‘조합원은 제3항에 따라 총회출석을 서면으로 하는 때에는 안건내용에 대한 의사를 표시하여 총회일까지 도착되도록 제출하여야 한다.’라고 규정되어 있어 서면결의서의 형식이나 제출방식에 대해서 특별히 규정한 바가 없고, 오히려 신청인들이 제출한 서면결의서는 사건본인의 조합장이나 대의원으로부터 수령한 것으로 보여 사건본인의 조합장 직인이 날인되지 않았거나 서면결의서를 작성한 본인이 직접 제출하지 않았다는 것만으로 서면결의서가 효력이 없다고 볼 수 없다”라고 판시하였다.

 

조합원이 제3자에 의해 서면결의서를 제출토록 하는 경우 제3자가 서면결의서 제출위임권한이 있는지 여부를 확인하기 위해 제출위임장을 별도로 작성하도록 하는 경우도 있다.

 

3. 서면결의서의 제출시기
제출시기에 관해서는 명문의 규정이 없으나, 결의 이전에 도달되어야 함은 당연하다. 총회일 당일 결의하기 직전까지 제출할 수 있다고 해석한다면, 조합이 결의직전의 시점까지 서면의 도달 여부(예컨대 우편물의 도착 여부)를 확인하는 부담을 져야 하므로, 총회일의 1일 전까지 도달해야 한다고 해석한다. 정관으로 제출시기를 명문화할 수 있음은 물론이다.

 

표준정관 제22조 제4항도 ‘총회 전일까지’ 조합에 도착하도록 명시하고 있다.

 

4. 서면결의서의 위험부담 등
의결권행사 서면의 제출에는 도달주의가 적용되므로, 의결권 행사서면의 불도달에 관해서는 당해 조합원이 위험을 부담한다. 정관에 총회일 1일전까지 도달하도록 정하거나 총회 안내 책자에 총회일 1일전까지 도달하도록 정한 경우 총회 당일에 도착한 서면결의서는 무효로서 의사정족수에서도 제외된다할 것이다.

 

5. 조합의 서면결의서 징구행위
다수의 조합은 총회의 성원부족으로 인하여 무산될 것을 방지하기 위하여 홍보요원으로 하여금 조합원들로부터 서면결의서를 징구하고 있다.

 

법제처의 유권해석(2011.5.12.)에 의하면 “주민총회 및 조합 총회 운영과 관련하여 추진위원회 또는 조합으로부터 위탁을 받아 총회에 참석하지 않은 토지등소유자 또는 조합원으로부터 총회 의결을 위한 서면을 받는 업무나 투·개표관리 업무를 하는 자의 경우 해당 업무는 ‘도시 및 주거환경정비법’ 제69조 제1항 제1호의 ‘조합 설립의 동의 및 정비사업의 동의에 관한 업무의 대행’에 해당하므로 정비사업전문관리업의 등록을 하여야 합니다.”라고 유권해석하였다.

 

따라서 위 법제처의 유권해석에 따라 조합은 서면결의서의 징구업무를 정비업자에게 위탁하여야 할 것이다. 다만, 조합이 직원을 채용하여 직접 서면결의서를 징구하는 것은 가능하다.

 

6. 제3자의 서면결의서 징구 제한사례
조합정관 또는 선거관리규정에 “조합원이 서면결의서를 직접 제출하거나 우편으로 제출하거나, 조합이 선정한 선거관리보조요원을 통하여만” 제출할 수 있도록 정할 수 있을 것이다.

 

위와 같이 대리인을 통한 제출을 불가능하도록 정한 이유는 단순히 서면결의서가 위·변조될 것을 방지하는 것에서 나아가 서면결의서의 징구를 빙자하여 선거결과에 대하여 이해관계 있는 제3자가 당해 조합원의 투표에 영향을 미치는 것을 방지하여 선거의 공정성을 담보하기 위한 것이기 때문이라고 인정될 수 있다. 따라서 조합원의 가족, 친지 등 투표에 부당한 영향을 미치지 아니할 것이 명백한 자가 아닌 제3자가 조합원으로부터 서면결의서를 전달받아 이를 우편으로 제출하는 것은 특별한 사정이 없는 한 위와 같은 선거관리규정의 취지에 반하여 허용되지 않는다할 것이다(서울남부지방법원 2010. 7. 7.자 2010카합445결정).
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