1. 서면결의서 양식의 작성
서면결의서에는 총회의 의안별 결의사항에 대하여 찬부(찬성·반대)의 표시를 분명히 기재할 수 있도록 하여야 한다. 즉 서면결의서에는 의안을 특정하고 찬성 혹은 반대의 의사를 표기할 수 있도록 양식화된 사항이 기재되어야 할 것이다.

 

일부 조합은 서면결의서 양식과 관련 총회의 안건 전체(1호부터 5호까지)에 대하여 일괄적으로 찬성과 반대만을 표시하도록 정하는 경우도 있으나, 이는 조합원으로 하여금 각 안건별로 의사표시를 할 수 있는 기회를 제한한 것으로서 위법하다할 것이다.

 

서울서부지방법원(2010.7.28.자 2010카합1137 결정)은 “이 사건 서면결의서는 ‘직접 참석자 다수의견에 찬성’, ‘직접 참석자 다수의견에 반대’, ‘기권’란만이 기재되어 있어, 서면결의를 통해 참석하려는 추진위원들의 의사가 정확히 반영된 결의가 이루어지기 어렵다고 할 것이므로, 위 서면결의서를 통한 결의에 하자가 있다고 할 것이다”라고 판시하였다.

 

임원 또는 대의원 선임의 서면결의서가 전체 입후보자에 대한 찬·반만을 물을 경우 위 서면결의서는 조합원들로 하여금 각 후보자에 대한 개별적인 찬성, 반대의 의사를 표시할 수 있는 기회를 박탈하게 된다(서울서부지방법원 2008.7.18. 선고 2008가합283판결).

 

의정부지방법원(2011.5.18.자 2011카합317 결정)은 “이 사건 운영규정 제17조는 조합의 중요한 기관이자 조합원의 권리·의무에 영향을 미치는 중요한 사항을 의결할 수 있는 대의원회의 구성원을 선출함에 있어 후보자 각각에 대한 찬반 투표 없이 대의원후보 전체에 대하여 찬반 투표를 통해 선출하도록 규정함으로써 조합원의 대의원 선출권의 본질적인 부분을 제한하고 합리적인 이유 없이 조합 임원들과 달리 취급하고 있을 뿐만 아니라~(중간 생략) 대의원 후보자 50명 각자에 대한 찬반을 묻는 방식에 의하지 아니하고 50명 전체에 대한 찬반을 묻는 방식으로 전원을 대의원으로 선출한 이 사건 선출결의는 모두 위법하다고 봄이 상당하다”라고 판시하였다.

 

서면결의서 양식이 ‘다수결로 처리된 의안에 동의함’하는 방식(가결되면 가결된 의안에, 부결되면 부결된 의안에 따르겠다는 취지)으로 정하는 경우도 있다. 위 서면결의서 양식에 대해 표결권 위임이므로 적법하다는 견해가 있다. 그러나 위 양식은 조합원들의 진정한 의사를 반영하지 못하므로, 무효라고 볼 소지가 많다할 것이다.

 

인천지방법원(2009.5.27.자 2009카합464 결정)은 “34명이 낸 서면결의서에는 부위원장 보궐선임의 안건에 대하여 단순히 ‘추진위원회의 결의에 따름’이라고 기재되어 있을 뿐, 채무자 정○○과 김○○ 중 어느 후보를 지지하는지에 대하여는 아무런 기재가 없었던 사실이 소명되는바, 채무자 정○○에 대한 명확한 지지 의사의 기재 없이 단순히 ‘추진위원회의 결의에 따름’이라고 기재되어 있을 뿐인 서면결의서를 채무자 정○○에 대한 찬성표로 간주할 수는 없으므로, 채무자 정○○가 보궐선임결의의 요건인 출석위원의 3분의 2 이상의 득표를 충족했다고 볼 수 없다. 그러므로 채무자 정○○을 제1기 부위원장으로 보궐선임한 2008년 7월 18일자 추진위원회 결의 무효이다”라고 판시하였다.

 

2. 조합원들에 대한 서면결의서의 송부
조합은 조합원들에게 서면으로 의결권을 행사하는 데 필요한 서면(서면결의서)과 참고자료를 첨부하여야 한다. ‘의결권을 행사하는 데 필요한 서면’이란 조합원이 출석에 갈음하여 찬반의 의사를 표현할 수 있는 서면, 즉 서면결의서를 말한다.

 

참고자료란 조합원이 의사결정을 하는 데 고려할 만한 사항을 기재한 서면을 말한다. 위 기재정도는 조합원이 총회에 참석하지 않은 상태임을 감안하여 의안상정시에 조합원들에게 설명하는 정도의 정보만 기재하면 충분하다.

 

조합정관에 특별한 규정이 없는 한 조합원은 조합이 배포한 서면결의서에 의해 의사표시를 할 수 있고, 자신이 직접 작성한 서면결의서에 의해 의사표시를 할 수 있다.

 

다만, 조합정관에 “선거관리위원장의 날인이 없거나, 복사한 서면결의서는 무효로 하되, 의사정족수에서 제외한다”고 정한 경우 선거관리위원장의 날인이 없는 서면결의서, 사본에 의한 서면결의서, 조합원이 직접 작성한 서면결의서는 무효로서 의사정족수에서 제외될 수 있다.

 

만약 조합이 대의원회의 의결만으로 조합원들에게 서면결의서를 송부하지 않고, 조합사무실에서 직접 교부하도록 정할 경우 이는 조합원들의 서면에 의한 의사표시를 제한한 것으로서 위법하다할 것이다(서울북부지방법원 2011.8.25. 선고 2011가합2207 판결). 다만, 시공사 선정시 서면의결권 행사는 조합에서 지정한 기간·시간 및 장소에서 서면결의서를 배부받아 제출하여야 한다.
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