시공자 선정 때 우편에 의한 서면결의는 불가
고 조합장은 현장설명회도 끝나고 부재자투표기일도 정해졌기 때문에 시공자선정총회공고를 하고 총회책자를 만들어서 조합원들에게 조합총회 개최통지를 하였다. 그리고 시공자선정총회전에 서면결의서 제출을 위한 부재자 투표를 하고 총회를 개최하였는데, 이 과정에서 많은 문제점이 발생하게 되었다.
14. 서면결의서 제출의 혼란
현장설명회도 끝나고 조합원 부재자 투표 날짜도 정했고 하여, 총회책자를 작성하여 검토한 뒤 인쇄하고 총회일 14일 전에 미리 공고를 하고 총회소집통지문과 함께 총회책자를 7일 전에 전 조합원들에게 발송했다.
그리고 예전에 하던 것과 동일하게 서면결의서를 작성하여 총회책자에 함께 넣어서 전 조합원들에게 보냈다. 이러한 시공자선정총회 준비는 조합의 정비업체가 주도가 되어 모두 마쳤던 것이다.
그런데 문제가 발생하였다.
“조합장님 큰일 났습니다. 큰 일!” 총무이사가 조합장실 문을 열고 다급하게 들어왔다.
“아니 무슨 일인데요? 총무이사님?”
“저희들이 총회책자를 인쇄하여 보낼 때에 서면결의서 양식을 함께 보냈잖습니까?”
“그런데요, 그 서면결의서가 무슨 문제가 있는가요?”
“조합장님이나 저도 당연히 문제가 없는 것으로 알고 있었고, 정비업체도 검토하기를 모든 총회에서 그렇게 서면결의서를 함께 보내왔고, 자신들이 예전에 시공자선정 총회를 할 때에도 서면결의서를 그렇게 작성해서 보냈다고 말하지 않았습니까?”
“예, 그랬지요.”
“그런데 그것이 문제가 발생했습니다. 조합원들이 우리가 총회책자에 함께 넣어서 보낸 서면결의서를 우편으로 조합으로 보내기 시작하여 지금 서면결의서가 많이 조합사무실에 우편으로 도달한 것입니다.”
“아니 총무이사님, 그런데 그것이 뭐가 문제가 됩니까?”
“아이구 조합장님, 일반 총회에서는 서면결의서를 우편으로 제출해도 되지만 시공자선정총회는 서면결의서를 우편으로 제출하거나 누가 대신하여 제출을 할 수가 없고, 우리가 국민투표 할 때에 하는 것처럼 부재자투표를 하도록 되어 있습니다. 따라서 서면결의서를 우편으로 보내면 안되지요.”
고 조합장은 아차 싶었다. 대의원회에서 부재자투표 일자와 장소, 그리고 부재자투표 안내까지 해 놓고, 총회책자에 서면결의서를 함께 동봉하여 보냈으니, 조합원들은 서면결의서만 제출하면 되는 줄 알고 조합사무실에 우편으로 발송을 하고 있는 것이다.
2) 전 조합원에게 문자 및 안내문 긴급 발송
“아이구, 이런 내 정신 좀 봐~. 우리가 큰 실수를 했네요. 총무이사님 조합총회 일까지 며칠 남았지요?”
“5일 밖에 안 남았습니다. 조합장님 큰일 났어요.”
“총회일까지 얼마 남지 않아 이사회나 대의원회를 거칠 시간적 여유가 없고 또 이것은 명백히 잘못된 것이기 때문에 제가 책임지고 바로 일을 진행하도록 하겠습니다. 총무이사님 지금 당장 전 조합원들에게 핸드폰 문자를 발송하십시오.”
“내용을 어떻게 할까요?”
“이렇게 문자를 보내십시오, 장문이 될 텐데요. 현재 국토교통부 시공자선정기준에 의하면 시공자선정총회에서의 서면결의서 제출은 우편으로 발송하면 안되고 부재자 투표일에 직접 투표장에 나와서 서면결의서를 작성하여 제출해야 합니다. 따라서 총회책자에 동봉된 서면결의서는 보내지 마세요. 일단 우편으로 먼저 보내신 서면결의서는 무효이기 때문에 따로 보관 후 폐기처분 하겠습니다. 이렇게 말입니다.”
“예, 알겠습니다.”
“그리고요, 지금 당장 이러한 내용의 공문을 작성하여 전 조합원에게 일반우편으로 오늘 중으로 발송하도록 하십시오. 등기우편으로 발송하면 낮에 사람이 없으면 도달이 안되니 일반우편으로 발송하세요.”
“네, 알겠습니다.”
“참 그리고 총무이사님. 지금 당장 조합 사무실에 도달된 서면결의서를 개봉하여 제출한 당사자에게 전화를 하여 위와 같은 내용을 전화로 하되, 그 내용을 녹음을 해 두세요.”
“네, 알겠습니다.”
“그리고 지금 서면결의서 용지를 전부 조합원들에게 보냈기 때문에 부재자 투표장에서 배부할 서면결의서가 별로 없을 것 아니에요? 인쇄소에 연락을 하여 충분히 인쇄를 더 해 오도록 주문도 하세요.”
고 조합장과 총무이사는 정신이 없었다. 만약에 잘못되어 시공자선정총회가 무효가 되면 큰 낭패를 보기 때문이다.
그래서 고 조합장은 조합원들에게 긴급히 보낼 공문을 아래와 같이 작성하였다.
존경하는 조합원님 여러분, 그동안 저희 조합을 사랑해 주시고 같이 사업에 동참해 주신데 대하여 깊이 감사의 말씀을 드립니다.
다름이 아니라 이번 시공자선정총회를 개최하면서 조합원님에게 총회책자를 발송을 하였는데, 이 때 잘못하여 서면결의서 용지를 포함하여 발송을 하게 되었습니다. 그래서 조합원님들중 총회당일 직접 참석을 하시지 못할 분들이 서면결의서를 작성한 뒤 조합사무실로 우편으로 보내오고 있습니다.
하지만, 현행 국토교통부에서 정한 정비사업 시공자선정기준을 보면 서면결의서 행사는 조합에서 지정한 기간·시간 및 장소에서 서면결의서를 배부하여 제출하도록 규정되어 있습니다.
따라서 총회책자에 기재되어 있는 것처럼 총회 2일전인 목요일과 금요일 오전 9시부터 오후 9시까지 조합사무실에 부재자 투표장을 마련하여 두었으니, 총회 당일에 참석 못하시는 조합원분들은 조합 사무실에 직접 오셔서 서면결의서를 현장에서 배부 받고 직접 작성한 뒤 제출하도록 하였던 것입니다.
그런데 총회책자를 발송하면서 실수로 서면결의서 용지를 함께 넣어서 발송하는 바람에 일부 조합원님들이 서면결의서를 우편으로 제출하고 계시는 것입니다.
따라서 결론을 말씀드리면, 시공자선정총회에서 여러분들의 소중한 의결권을 행사하는 방법은 총회장에 직접 참석을 하거나, 아니면 부재자 투표일시에 조합 사무실로 오셔서 서면결의서를 직접 작성하여 제출하는 방법 등 2가지 방법 밖에는 없으니 이점 참조하시기 바랍니다.
아울러 위 시공자선정기준에 의하면 시공자선정총회는 일반 조합총회와는 달리 조합원 총수의 과반수가 총회 당일 직접 참석하여야만 개회가 가능하기 때문에 가급적 부재자투표일을 이용하시지 마시고 총회당일에 직접 참석하여 주시기를 바라겠습니다.
그리고 우편으로 발송하여 조합사무실에 기 접수된 서면결의서는 제출하신 본인에게 연락하여 사정을 말씀드리고 별도 보관 후 폐기하도록 하겠습니다. 다시 한번 저의 실수에 대하여 머리 숙여 사과의 말씀을 드립니다.
15. 서면결의서 제출일(부재자 투표일)
1) 서면결의서 제출은 계속됨
물론 우편으로 발송한 안내문이 도달하려면 1일 내지 2일이 소요되지만, 문자는 바로 볼 수가 있는데도 계속하여 우편으로 보내져왔다. 그때 총무이사가 말했다.
“조합장님, 우리가 자세히 설명을 드리느라고 문자를 장문으로 보냈는데, 저희 조합원님들 중에는 연세가 많으신 분들이 많기 때문에 핸드폰을 잘 안보는 분들도 계시고, 또 핸드폰 중에 요즈음 많이 사용하고 있는 스마트폰이 아닌 경우에는 장문 문자가 직접 뜨지 않고 MMS가 도달되었다고만 문자가 뜨기 때문에 잘 보지를 않는 답니다. 또 도달되더라도 노안이신 분들이 많아 문자를 잘 읽을 수가 없다고 합니다. 그리고 어떤 분들은 조합에 전화를 해서 이 문자가 조합에서 보낸 문자가 맞느냐? 어떤 나쁜 사람들이 우리 총회 훼방을 놓으려고 방해를 하는 것이 아니냐? 고 문의하시는 분들도 있는 실정입니다.”
총무이사의 말을 들은 고 조합장은 맥이 푹 빠졌다. 하지만 최선을 다 하는 수밖에 없었다.
2) 서면결의서 제출일 첫째 날에 20% 제출
그리고 조합사무실에 오셔서 조합장 수고한다고 격려도 해 주고 가니까 고 조합장은 상당히 기분이 좋았다.
첫째 날의 서면결의서 제출이 마감이 되었다. 고 조합장은 서면결의서를 작성하고 제출하는 업무를 도와주었던 사람들에게 고맙다고 격려를 하고 몇 명이나 제출을 했는지 확인을 해 보았다. 순간 고 조합장은 온 몸에 전기가 오는듯한 전율을 느꼈다. 첫째 날에 서면결의서를 제출한 조합원들의 숫자가 전체의 20%이기 때문이다.
“아니, 오늘 첫째 날에 조합원중 20%나 서면결의서를 제출했는데, 만약에 내일도 또 20%정도가 제출을 하면 총 조합원중에 40%나 서면결의서를 제출하는 것인데, 이럴 경우 총회 당일날 직접 참석 조합원수가 과반수가 안되는 것 아닐까?”
걱정을 하다 못한 고 조합장은 이사들을 긴급히 저녁 늦게 조합사무실에 소집했다.
“이사님들, 지금 아주 곤란한 상황이고 저는 너무 불안합니다. 조합원들이 서면결의서를 제출하고 있는데 그 숫자가 걱정이 될 정도입니다.”
“아니, 조합장님 서면결의서를 20%나 제출하였으면 좋은 것 아닌가요?”
“예, 이사님, 언뜻 생각하면 많은 조합원님들이 시공자선정총회에 관심을 가지고 있다고 생각을 할 수도 있으나, 국토교통부 시공자선정기준에 의하면 총회당일 총 조합원의 과반수가 직접 참석을 하지 않으면 그 총회는 무산이 되기 때문에 문제가 있는 것입니다.”
“아니 조합장님, 서면결의서를 포함하여 직접 참석자수가 과반수가 되면 되는 것 아닌가요? 부재자 투표장에 나온 사람도 직접 참석하여 자신이 작성하여 제출을 한 것이기 때문에 직접 참석자 수에 포함된다고 하던데요?”
“제가 알아본 바로는, 그리고 위 선정기준의 문구를 보면 서면결의서는 분명히 제외되고 총회당일날 직접 참석하는 숫자가 총 조합원숫자의 과반수가 되어야 합니다.”
“조합장님 그래도 아직 20%밖에 서면결의서를 제출하지 않았으니 총회당일에는 과반수는 참석을 하겠지요, 뭘 그렇게 걱정을 하십니까?”
이사들이 고 조합장을 격려하기 위해 다독였지만 고 조합장은 불안할 수밖에 없었다. 그래서 고 조합장은 이사들에게 말했다.
“오늘 20%가 제출하였고, 내일 20%가 제출하면 총회당일 과반수가 안될 가능성이 매우 높습니다. 만약에 총회당일 과반수가 참석을 한다면 조합원중 90%가 서면결의서 제출 또는 직접 참석을 하는 것인데요, 제가 주변 조합장님들에게 전화를 해 보니 조합 총회의 역사상 90%나 관심을 보이는 경우는 많지 않다고 합니다. 그래서 제가 이사님들에게 긴급히 제안을 드리고자 하는 것은 지금 당장 조합원들에게 문자를 드려서 가급적 서면결의서 제출 말고 총회당일 참석을 해 달라고 요청을 하고, 아울러 저의 사무실 직원, 이사님들, 그리고 대의원들이 조합사무실에 내일 나와서 각자 조합원 숫자를 나누어서 전 조합원들에게 총회직접 참석을 부탁하는 안내전화를 거는 것이 좋을 것 같습니다. 그리고 서면결의서를 제출하신 분들도 총회당일에 참석을 하시면 이미 제출하신 서면결의서를 반환하고 투표용지를 드릴테니 직접 참석해 달라고 부탁을 드려야겠습니다. 그래서 그렇게 하는 것이 어떨지 의견을 묻기 위하여 오늘 이 자리에 이사님들을 오시라고 한 것입니다.”
3) 전 조합원들에게 문자 및 안내 전화 발송
고 조합장은 당장 전 조합원들에게 아래와 같은 문자를 보냈고, 대의원들에게도 연락을 하여 내일 조합사무실에 나와서 조합원들에게 전화를 걸어 달라고 요청을 했다. 이번에는 문자를 가급적 간결하게 작성했다.
조합장입니다. 총회당일 조합원 총 숫자의 과반수가 직접 참석하지 않으면 총회가 무산됩니다. 따라서 서면결의서 제출(부재자투표)은 가급적 자제하여 주시고, 총회당일에 꼭 참석해 주세요. 서면결의서 제출하신 분들도 총회당일에 참석하시면 반환하고 투표용지 드립니다. 조합 사무실에서 안내 전화드리면 받아 주세요.
그날 저녁도 고 조합장은 편안한 마음으로 잠을 잘 수가 없었다.
4) 둘째날에 15% 제출함
휴~ 이제 총회 당일만 남은 셈이다. 과연 총회당일에 성원이 될까? 고 조합장의 고민은 늘어만 갔다.
전 국토해양부, 현 경기도 고문변호사 02-592-9600 . www.r119.co.kr
