1. 조합원의 총회 직접 참석 관련 규정
2006년 8월 25일 제정된 ‘정비사업의 시공자 선정기준’ 제14조제1항에 의하면 “총회는 조합원 과반수가 직접 참석한 경우에 의사를 진행할 수 있다. 이 경우 정관이 정한 대리인이 참석한 때에는 직접 참여로 본다”고 규정하고 있다.

 

2009년 5월 27일 개정된 도시정비법 제24조제5항 단서에 의하면 “총회에서 의결을 하는 경우 조합원의 100분의 10 이상이 직접 출석하여야 한다.”라고 조합원의 일정비율 직접 참석을 명문화하였고, 2012년 2월 1일 개정된 도시정비법 제24조제5항 단서에 의하면 창립총회, 사업시행계획서와 관리처분계획의 수립 및 변경을 의결하는 총회 등 대통령령으로 정하는 총회의 경우에는 조합원의 100분의 20 이상이 직접 출석하여야 한다.

 

2. 조합원의 총회 직접 참석제도를 도입한 취지
모든 회의는 구성원들이 회의에 직접 참석하여 토의 및 의결권을 행사하는 것이 원칙이다. 그러나 구성원이 직접 참석하는 것만 허용된다면 회의 정족수의 미달로 인하여 유회가 될 수 있으므로, 이에 민법 제73조는 서면 또는 대리인에 의한 의결권 행사를 허용하고 있다.

 

재개발·재건축사업에 있어서도 원칙적으로 조합원이 총회에 직접 참석하여야 하고, 개인적인 사정에 의해 부득이하게 총회에 참석할 수 없는 경우에 한하여 예외적으로 서면결의에 의한 의결권을 행사하여야 할 것이다.

 

그러나 실무상 조합정관에 서면결의서를 제출할 경우 총회에 출석한 것으로 의제하는 규정이 있음을 이용해 조합이 조합원들로부터 서면결의서만을 제출받고 실제로 총회를 개최하지 아니한 채 총회 운영을 형식적으로 진행해 온 종전의 폐해가 있었다. 특히 시공사 선정총회의 경우 건설회사들간의 과열된 수주경쟁으로 인하여 서면결의서의 매표행위, 건설회사와 조합임원간의 유착관계 등의 사례가 많이 발생했다.

 

이에 총회 의결시 조합원의 의사를 명확하게 반영하고, 서면결의서의 매표행위 등을 방지하고자 일정 비율의 조합원이 총회에 출석한 경우에 한하여 의결을 할 수 있도록 정한 것이다.

 

3. 서면결의자의 총회 직접 참석과 관련
조합원이 서면결의서를 미리 제출하였고, 총회에 직접 참석하였으나 의결권을 별도로 행사하지 않은 경우 위 조합원을 직접 출석한 자에 포함할 수 있는지 문제된다.

 

현행 도시정비법 제24조제5항 단서는 “직접 출석하여야 한다”라고 규정하고 있을 뿐 “직접 출석하여 결의에 참여하여야 한다”라고 규정하고 있지 않으므로, 문언상으로 조합원이 출석하였을 뿐만 아니라 결의에도 참여하여야 한다고 해석할 수 없다.

 

일정 수 이상의 조합원이 총회에 출석하여 상정된 안건 등에 관하여 논의를 거치는 등으로 총회가 현실적으로 개최되었다면 조합원의 진정한 의사를 반영하겠다는 입법취지가 달성된 것으로 보아야 할 것이다.
다수의 조합원이 총회에 참석하더라도 서면결의서를 제출한 조합원들을 제외한 조합원의 수가 조합원 총수의 일정비율 이상에 미달할 경우에는 총회에서 의결할 수 없게 되는데, 이는 조합원의 총회 직접 참석제도를 도입한 취지와도 맞지 않는다.

 

또한 서면결의서를 제출하고 총회에 참석한 조합원은 서면결의서를 통하여 총회 안건들에 관한 자신들의 의사를 표시함으로써 이미 총회결의에 참여하였다는 이유로 다시 결의를 위한 표결에 참여하지 않은 것으로 볼 수 있다.

 

따라서 미리 서면결의서를 제출하였으나 총회에 참석한 조합원은 ‘직접 출석’한 조합원에 해당한다고 보아야 할 것이다. 하급심판결(서울행정법원 2010. 12. 16. 선고 2010구합35050 판결)도 동일한 취지로 판시한 바 있다.

 

4. 직접 참석조합원에 대한 서면결의서 철회 안내
서면결의서를 제출하고 총회에 직접 참석한 조합원은 토의에만 참여하고 서면결의서로 의결권을 행사할 것인지, 서면결의서를 철회하고 표결에 참여할 것인지 직접 결정할 수 있다.

 

실무상 총회의 안건상정전 사회자는 조합원들에게 “서면결의서를 제출하였으나 총회에 직접 참석한 조합원들은 서면결의서를 반환한 후 투표용지에 의해 의결권을 행사할 수 있다”는 안내를 하고 있다.

 

조합은 서면결의서의 반환을 요청하는 조합원에게 서면결의서를 반환한 후 투표용지를 별도로 제공하며, 조합원으로부터 서면결의서 반환영수증을 교부받고 있다. 서면결의서의 반환시기는 정관 등에 별도의 규정이 없는 한 안건의 심의 종료후 투표이전까지로 하여야 할 것이다.
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