총회에 참석하기 위해서 준비해야 할 것에는 어떤 것들이 있을까? 우선 총회 소집 공고와 총회 자료집을 충분히 숙지해야 한다. 총회 일시와 장소는 물론 상정될 안건에 대해서 꼼꼼히 살펴보는 것이 좋다.

 

또 조합원이 참석할 경우와 대리인이 참석할 경우의 지참물이 다르기 때문에 필요한 서류는 미리 준비해 둬야 한다. 조합원이 직접 참석할 경우 신분증과 도장, 경우에 따라서는 인감증명서를 지참하면 된다. 하지만 대리인이 참석할 경우 갖춰야할 것들이 많기 때문에 미리 준비해 둬야 한다. 각 조합별로 정관이 정하는 바에 따라 다르긴 하지만 대체적으로 조합원의 인감증명서가 첨부된 위임장, 대리인의 신분증, 조합원 신분증, 대리인과 조합원의 도장, 대리인과 조합원과의 관계를 증명할 수 있는 서류(주민등록 등본, 호적등본, 의료보험증 등) 등을 준비해야 한다.

 

이 중 빠뜨리기 쉬운 지참물이 바로 대리인과 조합원과의 관계를 증명할 수 있는 서류이다. 특히 주말이나 휴일에 총회가 열릴 경우에는 주민등록 등본과 호적등본을 구하기 쉽지 않으므로 미리 준비해뒀다가 지참해야 한다.

 

이 밖에 지참해야 하는 게 총회자료집이다. 대부분의 총회는 총회자료집에 수록된 순서와 내용대로 진행되기 때문에 책자를 받으면 미리 읽고 총회에 상정되는 안건 등을 숙지한 후 총회당일에는 총회자료집도 반드시 지참한다.

 

총회에 참석해 발언을 할 경우에는 손을 들어 발언권을 요청한 뒤 의장으로부터 발언권을 얻어 발언해야 한다. 총회의 모든 내용은 속기와 비디오로 기록되기 때문에 발언시 자신의 소유 건물이나 대지 등 소유 물건의 지번과 성명을 밝혀야 한다. 또 총회의 원만한 진행을 위해 발언 기회와 시간을 제한할 수 있으므로 상정된 안건에 관한 내용만을 간단명료하게 질문하거나 의견을 밝혀야 한다.

 

또 서면결의서를 제출한 조합원이 서면결의서를 철회하지 않고 총회에 참석하는 경우 발언권은 유효하지만 결의는 할 수 없기 때문에 투표권이 배부되지 않으며 만약 2중으로 결의를 한 경우에는 무효가 될 수 있으므로 조심해야 한다.

 

 

적법하지 않은 총회를 개최하거나 증거자료가 없는 총회는 무효가 될 수 있다. 총회가 무효가 되면 곧 총회에 투입된 비용과 시간이 허비되는 것은 물론 사업 진행을 가로 막는 걸림돌로 작용하게 되고 그 피해는 결국 조합원에게 돌아가게 돼있다.

 

따라서 다소 불편하고 복잡하더라도 적법한 절차를 거쳐 총회를 진행해야만 총회에서 결정된 사항이 효력을 발휘할 수 있기 때문에 조합원 스스로가 총회 진행과 방법을 지키고 준비해야 한다.

 

총회와 관련돼 잘못 알고 있거나 오해하기 쉬운 몇 가지에 대해 알아보자.

 

▲자신이 조합원의 배우자임을 다른 조합원과 조합장이 보증해 줄 경우 서류가 필요없다?=총회는 모든 내용을 증명할 수 있도록 문서화 돼야만 효력을 발휘할 수 있다. 만약 대리인이 조합원과의 관계를 증명할 수 있는 서류를 갖추지 않을 경우 총회에 누가 참석했는지 알 수가 없게 된다. 조합과 관계없는 제3자가 참석해 의결을 했다면 차후에 큰 문제가 발생할 수 있으므로 대리인이 참석할 경우 개최공고문에 적혀있는 지참물을 반드시 제출해야만 총회에 참석할 수 있다.

 

▲서면결의서는 철회할 수 없다?=서면결의서는 피치 못할 사정 등으로 총회에 참석하지 못하는 자들의 의결권을 보장하기 위한 제도이다. 따라서 서면으로 결의를 했다 하더라도 직접 참석해 서면결의서 철회를 요청할 경우 총회를 개최한 자는 정당한 사유가 없다면 서면결의서를 철회해 주어야 한다. 다만 이 경우 서면결의서를 제출한 자임을 증명해야 한다.

 

▲서면결의서는 의사정족수, 의결정족수에 포함되지 않는다?=건교부가 고시한 표준정관 제22조3항에는 “조합원은 서면 또는 제10조제2항 각호에 해당하는 대리인을 통하여 의결권을 행사할 수 있다. 서면행사하는 경우에는 제1항 및 제2항의 규정에 의한 출석으로 본다”고 명시하고 있다. 즉 서면으로 결의를 했다하더라도 표준정관제22조제1항에서 밝히고 있는 “조합원 과반수 출석으로 개의하고 출석조합원의 과반수 찬성으로 의결한다”의 내용대로 의사정족수 및 의결정족수에 포함되는 것이다. 다만 제22조제7항에서 정하는 “시공자 선정을 위한 총회는 조합원 과반수가 직접 참석한 경우에 한하여 의사를 진행할 수 있다”고 규정하고 있으므로 시공자 선정을 위한 총회에서는 의사정족수에는 포함되지 않는다.

 

▲대리인, 서면결의자는 발언권이 없다?=앞서 언급했듯 대리인과 서면결의는 참석하지 못하는 조합원들의 권익을 보호하기 위한 제도이므로 이미 결의를 했다하더라도 참석권과 발언권을 보장해야 함으로 대리인과 서면결의자 모두 발언권을 얻어 발언할 수 있다.