주택정비사업조합은 총회를 개최한 경우 총회 의사록을 작성하여야 한다.

 

 

 

의사록이란 총회가 어떠한 과정을 거쳐 어떤 의사결정을 하였는지 기록한 문서이다. 총회의 결의는 그 의결권만으로 효력이 발생하고, 의사록이 작성되어야 발생하는 것은 아니다. 단지 의사에 관한 사실을 기록하는 문서의 하나로 증거방법일 뿐이다.

 

 

 

정관에 특별한 규정이 없으면 의장이 작성의무자가 된다. 통상 조합장이 회의록의 작성의무를 가지나, 조합장이 아닌 다른 사람이 의장을 보았다면 그 의장이 작성의무를 지게 된다.

 

 

 

1) 회의체 구성에 관한 사항
우선적으로 총회의 구성에 관한 사항으로 총회의 명칭, 일시와 장소, 출석조합원수(직접출석과 서면출석을 구분), 이사와 감사의 출석상황 등을 기재한다.

 

2) 의사의 경과요령과 그 결과
총회의 의사에 관하여는 의사의 경과, 요령 및 결과를 기재하여야 한다(민법 제76조, 표준정관 제31조 제1항).

 

경과요령이란 개회, 보고, 의안설명, 토론의 요지, 표결의 방법과 그 결과, 폐회 등을 기재하면 되고, 속기록과 같이 상세하게 내용 모두를 기재할 필요는 없다.

 

하지만 표결의 방법과 결과는 어느 정도 세부적이어야 한다.

 

어떠한 방법으로 표결에 붙였고, 그 결과는 어떻게 되어 원안대로 가결되었다던가 수정 또는 부결되었다고 기재하여야 하고, 또한 보통결의인가, 특별결의인가에 따라 그 의결요건에 충족되었는지를 분명하게 기재하여야 한다.

 

 

4. 기명날인할 자
의장 및 회의에 참석한 이사가 기명 날인하여야 한다(민법 제76조 제2항, 표준정관 제31조 제1호). 의장은 필요적인 날인의무가 있다.

 

 

5. 비치의무와 열람
주택정비사업조합은 의사록을 조합사무소에 비치하여야 하고, 의사록을 인터넷 등을 통하여 공개하여야 하며, 조합원 또는 토지등소유자의 공람요청이 있는 경우에는 이를 공람시켜 주어야 한다(도정법 제81조 제1항, 시행령 제70조 제3호, 표준정관 제31조 제2호).

 

공개하기 어려운 사항은 그 개략적인 내용만 공개할 수 있고, 토지등소유자의 공람요청은 서면요청의 방법에 의하며, 조합은 특별한 사유가 없는 한 그 요청에 응하여야 한다(도정법 시행규칙 제22조).

 

재개발사업에 관한 이해관계인이 공개를 청구한 자료 중 일부는 개인의 인적사항, 재산에 관한 내용이 포함되어 있어서 공개될 경우에는 타인의 사생활의 비밀과 자유를 침해할 우려가 있으며, 그 자료의 분량이 합계 9천29매에 달하기 때문에 이를 공개하기 위하여는 행정업무에 상당한 지장을 초래할 가능성이 있고, 그 자료의 공개로 공익이 실현된다고 볼 수도 없다는 이유로, 재개발사업에 관한 정보공개청구를 배척한 사례가 있다(대법원 1997. 5. 23. 선고 96누2439 판결).

 

 

6. 속기록에 의한 방법
일반적으로 총회나 대의원회 개최시 속기사를 출석시켜 속기록을 작성한다. 이러한 속기록에 대하여 말미에 의장 및 회의에 참석한 이사가 기명 날인하는 경우 의사록으로서 효력을 가진다.
그리고 녹음만 보관하는 경우도 있는데, 녹음테이프를 의사록으로 간주할 수는 없고 이를 풀어 녹취록으로 만들어서 보관하여야 한다.

 

 

7. 시장·군수에 대한 의사록 송부
임원의 선임 또는 대의원의 선출과 관련된 총회의 의사록을 관할 시장·군수에게 송부하고자 할 때에는 임원 또는 대의원 명부와 그 피선자격을 증명하는 서류를 첨부하여야 한다(표준정관 제31조 제3호).